אנו שואפים לחסוך את כספנו ולהשקיעו בתבונה, לחסוך בחלל ומקום, לחסוך במלאי וציוד, אנו חוסכים בכוחות ומאמצים אך מה עם הזמן שלנו? האם אנו חוסכים גם בו? האם אנו משקיעים אותו בתבונה?

העובדה היא ששום תוכנית לא תראה אור ולא תגיע לידי ביצוע בלא משאב הזמן. שום רעיון ושום מעשה לא יגיחו לחלל העולם בלא שיוקצה לכך זמן. כל מעשינו ופעילויותינו ממוקמים בחלל הזמן ותלויים בין השאר במציאותו של משאב רב ערך זה.

בריאותנו ואיכות תפקודנו הנפשיים והפיסיים גם הם תלויים בזמן שכן בהעדר זמן להשקעה בבריאותנו ואיכות תפקודנו לא ננוח, לא נתעמל, לא נקפיד על ארוחות מסודרות ומזינות, וכך נזניח את עצמנו. ויחסינו עם בני משפחתנו: האם הם אינם תלויים בזמן העומד לרשותנו? בלא להקצות זמן לבני הזוג שלנו ולמשפחתנו נאבד את ההזדמנות החשובה כל כך לטפח ולהשפיע על התפתחותם ושלומם של יקירינו.

אלפרד אדלר – אחד מהפסיכולוגים הגדולים בתקופתנו אמר שתפקודו של האדם הבריא נפשית נבחן בשלושה תחומים מרכזיים בחייו: עבודה, משפחה וחברה. משמעות הדבר שאדם הרוצה להצליח בחייו, חייב שלא להזניח אף אחד מהתחומים הללו שכן לכל אחד מהם חשיבות רבה וההצלחה באחד מזינה ומשפיעה על ההצלחה באחר וההפך.

על פי גישה זו וגישתם של הפסיכולוגים שבאו בעקבותיו של אדלר, האדם הוא שלם והתפתחותו והצלחתו קשורה בסך כל מעגלי התפקוד שבהם הוא פועל. לדוגמא: שביעות רצון בקשר עם הבנים משפיעה על איכות הקשר עם העובדים, סיפוק בחיי הזוגיות משפיע על סיפוק בעבודה וכד'.

אם כן, כל אדם השואף למימוש עצמי והצלחה חייב לשאול עצמו איך הוא מטפל בזמן העומד לרשותו? איך הוא מחלק את זמנו בין שלושת התחומים המרכזיים של חייו? (עבודה, משפחה וחיי חברה) התשובות לשאלות הללו אינן מצויות בכמות הפעילויות שלנו אלא במהות הפעילויות שלנו ובאיכות הביצוע שלהן.

הניהול האפקטיבי של זמננו מושתת אם כן על כמה עקרונות חשובים:

מה לתכנן ומה לא?
יש מעט מאד בעלי עסקים שלא מתכננים כלל את זמנם. אחדים מתכננים את פגישותיהם, אחדים מתכננים את הפרוייקטים אותם יבצעו, אחדים מתכננים את חופשותיהם, אך רק מעטים מתמודדים עם השאלה כיצד לתכנן את מכלול הפעילויות הדרושות לקיומו של עסק מוצלח ולהצלחה בכלל. עיקרון של ברזל הוא שיש לתכנן כל פעילות החיונית להתפתחותנו ולהתפתחות העסק שלנו.

"זמני ברזל"
בבואנו לתכנן את זמננו עלינו ליצור "זמני ברזל" אשר יבטיחו את ביצוען הסדיר של הפעילויות החיוניות לנו ולעסק. אל לנו לסמוך רק על זיכרוננו ועל האינטואיציה שלנו שניזכר בזמן אמת, עלינו להבטיח זאת בעת תכנון פעילויותינו "ולנעוץ" זאת ביומן שלנו. הפעילויות שתינעצנה בזמני הברזל יופיעו במחזוריות על בסיס יומי, שבועי, דו שבועי, חודשי או שנתי.

כאן המקום להזכיר שרובנו נוטים להתפנות ולהשקיע את זמננו במה שנתפס כבוער ודחוף ולדחות לזמן בלתי ידוע (שלעיתים לא יגיע מעולם) את אותן פעילויות ארוכות טווח החיוניות לא פחות.

הדוגמאות לכך רבות , למשל, בעת שאנו עמוסים בלקוחות אנו נוטים להשקיע עצמנו במתן שירות ושוכחים להמשיך ולפתח את מערכת השיווק שלנו, שוכחים לטפל ולטפח את כוח האדם שלנו ובוודאי שוכחים לרכוש ידע חדש החיוני כל כך להתפתחותו העתידית של העסק. התוצאות הן הרות אסון: העסק שלנו לא יוכל לעמוד בתחרות הקשה והוא עתיד לקרוס.

יצירת "חלונות" בתוכניות
כשם שעלינו להבטיח "זמני ברזל" לפעילויות הכרחיות כך עלינו להבטיח מציאותם של "חלונות" בתכנון זמננו. הכוונה היא ליחידות זמן בלתי מתוכננות שיאפשרו לנו להגיב על הבלתי צפוי ולטפל נכונה במציאות המשתנה בכל רגע ורגע. רעיונות חדשים, לחצים ומכשולים בלתי צפויים, שינויים בתוכניות של אחרים המשמעותיים לנו ואירועים בלתי צפויים (ובארצנו לא חסר) הם רק מעט מהגורמים המאלצים אותנו לערוך שינויים פתאומיים בפעילויותינו ולטפל בבלתי צפוי. יחידות זמן שלא יועדו לפעילויות ספציפיות יקלו עלינו להגיב נכונה לשינויים אלו.

אז מה בתכל'ס?
דוגמאות לפעילויות שאותן יש "לנעוץ" בתוך "זמני הברזל", כאלה שיחזרו על עצמן מדי שבוע, חודש או תקופה אחרת:

בתחום העסק:
– זמן לשיווק
– זמן לקיום קשר סדיר עם לקוחות
– זמן לניהול מידע, תכנון וקבלת החלטות (עבודה משרדית, תקשורת טלפונית, קריאת מידע כתוב, קליטת מחשבות ורעיונות ועוד).
– זמן לניהול ולפיתוח צוות עובדים
– זמן לפיתוח עסקי

בתחום המשפחה והחברה:
– זמן איכות לטיפוח הילדים
– זמן לטיפוח המעגל המשפחתי
– זמן לידידים
– זמן להתנדבות בקהילה

בתחום תחזוקת הגוף שלנו:
– זמן להתעמלות וספורט
– זמן שינה סדיר
– זמן תזונה סדיר

טבעי שתשאלו את עצמכם שאלות כמו : האם באמת ניתן להחדיר לתכנון הזמן שלנו את כל הפעילויות הללו? האם ניתן להקפיד על קיומם המחזורי והסדיר? האם פעולה על פי העקרונות שהוצגו לעיל איננה הופכת אותנו לרובוטים? התשובה היא שניהול זמן דורש לימוד ואימון ויוכל להקל עלינו ולייעל את עבודתנו במידה רבה.

אורי שרף הוא מנכ"ל מט"י ירושלים